Inhalt

Datenschutz

Präambel:

Das Forschungsinformationssystem der TH Köln dient zur Außendarstellung und Berichtserstellung von Forschungsaktivitäten der Mitglieder der TH Köln. Bei den Forschungsaktivitäten handelt es sich um Publikationen, Patente, Ausgründungen, Promotionen sowie drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte. Die genutzten Metadaten orientieren sich am Kerndatensatz Forschung und werden aus den relevanten Datensystemen der TH Köln (SAP und Digitale Hochschulbibliographie) an das FIS übertragen, sofern sie dort erfasst sind. Diese Erfassung erfolgt durch die Hochschulreferate 5 (Forschung und Wissenstransfer) und 8 (Finanzen) im Rahmen der Beantragung und Durchführung der Forschungsaktivitäten. Zum Zwecke der Verarbeitung der Daten werden gemäß Kerndatensatz Forschung Personenstammdaten erfasst (Details siehe unten). Eine Verknüpfung der eigenen Forschungsaktivitäten mit dem eigenen Personenprofil im Forschungsportal der TH Köln erfolgt nur dann, wenn der Nutzer dies selbst im Forschungsinformationssystem aktiv bestätigt. Die Verwaltung der eigenen Daten ist durch ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept geregelt und erlaubt den Wissenschaftler*innen, die eigenen Daten zu sichten und zu bearbeiten.


Allgemeine Informationen

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die TH Köln für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach. Die folgenden Datenschutzhinweise enthalten spezifische Informationen zum Forschungsinformationssystem HIS-RES an der TH Köln, im Folgenden FIS. Es gelten die Datenschutzhinweise der TH Köln. 
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung dieses Webangebots ist die Technische Hochschule Köln, Claudiusstr. 1, 50678 Köln, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Sylvia Heuchemer. Es bestehen folgende Kontaktmöglichkeiten:

Technische Hochschule Köln (TH Köln)
vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Sylvia Heuchemer
Claudiusstraße 1
50678 Köln
E-Mail: praesidium@th-koeln.de 


Fachlicher Ansprechpartner

      E-Mail:  fis@th-koeln.de
      Tel.:       0221-8275 3788
      Web.:    https://intern.th-koeln.de/ueberblick/forschungsinformationssystem-fis_4950.php

 


Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten:

E-Mail: datenschutzbeauftragter@th-koeln.de

Telefon: 0221/8275-3994

Web: https://intern.th-koeln.de/finanzen/datenschutzrecht_967.php


 

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung im FIS erfolgt zur Erfüllung gesetzlich festgelegter Aufgaben der TH Köln auf Grundlage des § 8 Absatz 3, § 70 Absatz 4 HG NRW i.V.m. der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen des Landes NRW vom 15. Januar 2025.

Das Forschungsinformationssystem (FIS) der TH Köln ist ein zentrales Dateneingabe- und Informationsverwaltungssystem. Im FIS werden Metadaten von Forschungsprojekten (z.B. Name des Projektes, Mittelgebende Institution, Beteiligte, Promotionen) erfasst und gepflegt. Als technische Lösung wird die Software HIS-RES genutzt. HIS-RES ist an interne Datenhaltende Systeme der TH Köln angebunden und übernimmt die relevanten Daten aus der SAP-HCM Personalstammakte, des Weiteren wird für den Bereich Publikationen die Digitale Hochschulbibliografie (DHSB) angebunden.

Das FIS bietet Beschäftigten der Hochschule diverse Funktionen, die die Pflege solcher Daten erleichtern.

Das FIS ist erreichbar unter https://fis.th-koeln.de/vivo// der Login erfolgt mit der Hochschulkennung und Passwort. Nach Verlassen der Hochschule ist die Nutzung des FIS nur dann möglich, wenn der/die Beschäftigte/r weiterhin eine CampusID behält (z.B. ehemalige Professor*innen). 

Neben dem FIS besteht das Forschungsportal. Das Forschungsportal dient der öffentlichen Darstellung der im FIS zusammengetragenen und miteinander in Beziehung gesetzten Forschungsinformationen. Aus dem Forschungsportal heraus werden Forschungsinformationen auch auf Personen- und Einrichtungsdetailseiten der Webseite der TH Köln veröffentlicht. Im Rahmen der Veröffentlichung von Forschungsinformationen im Forschungsportal werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, wenn Sie einwilligen. 

Kategorien personenbezogener Daten

  • Personendaten:
    • Vorname, Nachname, Namenszusatz, Namensvarianten, Titel, Anrede 
    • Dienstanschrift 
    • Diensttelefonnummer 
    • dienstliche E-Mail-Adresse 
    • Promotionen: Name, Vorname, Fachgebiet, interne Betreuung, Kooperation, Titel der Dissertation
    • Habilitation: Name, Vorname, Titel, interne Betreuung, Abschlussdatum, Fachgebiet
  • Forschungsbezogene Daten
    • Drittmittelprojekt: Titel, Zeitraum, Beschreibung, Projektleiter*in, stellv. Projektleiter*in, Projektmitglieder
  • Organisationsbezogene Daten
    • Forschungsinfrastruktur: Titel, Beschreibung, betreibende / koordinierende Organisation, Publikationen
  • Publikationsdaten
    • Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp / -art, Publikationsjahr, Auflage, Band / Heft / Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt
    • Angaben zu externen Personen im Rahmen von Metadaten zu Publikationen: Name, Vorname, zugehörige Organisationseinheit
  • Patentdaten
    • Name und Vorname Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungsfelder, Drittmittelprojekte
 
  Forschungsinformationssystem (FIS) Forschungsportal der TH Köln (öffentlich)
PERSONENDATEN    
  • Name, Vorname, Akad. Bezeichnung / Titel, zugehörige Organisationseinheit

Hochschulweite Sichtbarkeit und Suchbarkeit der Person im FIS nur bei aktiver DSGVO Einwilligung.

Person selbst sowie Admin und Forschungsadmin haben immer Sichtbarkeit.

Hochschulweite Sichtbarkeit und Suche der Person im Forschungsportal der TH Köln nur bei aktiver DSGVO Einwilligung im FIS.
  • Promotionen: Name, Vorname, Fachgebiet, interne Betreuung, Kooperation, Titel der Dissertation
Im FIS sichtbar für Rolle Promotionsbüro  In Aussendarstellung angezeigt als Qualifikationsverfahren auf Personenseite des internen Betreuers. ("Name, Vorname, Betreuer*innen)
  • Habilitation: Name, Vorname, Titel, interne Betreuung, Abschlussdatum, Fachgebiet
nicht relevant nicht relevant
FORSCHUNGSBEZOGENE DATEN    
  • Drittmittelprojekt: Titel, Zeitraum, Beschreibung, Projektleiter*in, stellv. Projektleiter*in, Projektmitglieder
  • hoheitliche Projekte mit Zweck Forschung sind in Form eines Steckbriefs hochschulweit sichtbar.
  • Hoheitliche Projekte mit Zweck Lehre sowie Drittmittelprojekte anderer Geschäftsbereiche haben den Status "versteckt und sind nur Admin, Forschungsadmin und der Projektleitung sichtbar. Der Status kann ggf. auf Antrag durch den FIS fachbetrieb geändert werden.
  • Hochschulweite Sichtbarkeit und Suche der Projektleitung nur bei aktiver DSGVO Einwilligung im FIS
  • hoheitliche Projekte mit Zweck Forschung sind in Form eines Steckbriefs hochschulweit sichtbar
  • Personenbezogene Profilseite und Suche der Projektleitung nur bei aktiver DSGVO Einwilligung im FIS.
ORGANISATIONSBEZOGENE DATEN    
  • Forschungsinfrastruktur: Titel, Beschreibung, betreibende / koordinierende Organisation, Publikationen
in jetziger Ausbaustufe des FIS nicht relevant. in jetziger Ausbaustufe des FIS nicht relevant.
PUBLIKATIONSBEZOGENE DATEN    
  • Publikationen: Autor*in, Titel, Untertitel, Publikationstyp / -art, Publikationsjahr, Auflage, Band / Heft / Sammelband, Verlag, Identifier, Fachgebiet, Forschungsfeld, Projekt
Publikationen, die in der Digitalen Hochschulbibliothek qualitätsgesichert sind, werden per Schnittstelle in das FIS übertragen und sind hochschulweit sichtbar. Publikationen, die in der Digitalen Hochschulbibliothek qualitätsgesichert sind, werden per Schnittstelle in das FIS übertragen und sind öffentlich sichtbar.
  • Angaben zu externen Personen im Rahmen von Metadaten zu Publikationen: Name, Vorname, zugehörige Organisationseinheit
Wie in Digitaler Hochschulbibliographie hinterlegt. Wie in Digitaler Hochschulbibliographie hinterlegt.
PATENTE    
  • Name und Vorname Erfinder*in, Titel, Anmeldedatum, Erteilungsdatum, Veröffentlichungsnummer, Beschreibung, Patentfamilie, anmeldende Organisation, Fachgebiete, Forschungs-felder, Drittmittelprojekte
Veröffentlichte Patente mit Beteiligung der TH Köln werden durch den Patentservice der TH Köln eingepflegt und sind hochschulweit sichtbar. Veröffentlichte Patente mit Beteiligung der TH Köln werden durch den Patentservice der TH Köln eingepflegt und sind öffentlich sichtbar.
   
   

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für den Zweck der hochschulinternen Verarbeitung im Rahmen des Betriebes des FIS:

  • Rechtliche Verpflichtung der Hochschule: § 3 Abs. 2 Satz 2 und § 8 Abs. 3 HG NRW i.V.m. §§ 2, 3 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen  i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO

Für den Zweck der Veröffentlichung im Forschungsportal der TH Köln:

  • Namensnennung und Kennzeichnung des jeweiligen Beitrages: § 70 Abs. 3 Satz 2 HG NRW i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO,
  • Im Übrigen: Einwilligung der betroffenen Person:  § 8 Abs. 3 Satz 3 HG NRW i.V.m. § 4 der Verordnung über den Betrieb von Forschungsinformationssystemen i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO.

Folgende gesetzlich festgelegte (Hochschul-)Aufgaben werden mit der Datenverarbeitung im FIS erfüllt:

  • Veröffentlichung von Ergebnissen von Forschungsvorhaben nach § 70 Abs. 3 HG NRW,
  • Veröffentlichung von Informationen über abgeschlossene Forschungsvorhaben im Rahmen der Drittmittelforschung und über Entwicklungsvorhaben und Vorhaben zur Förderung des Wissenstransfers nach § 71a HG NRW,
  • Regelmäßige Berichte der Hochschule über ihre Forschungsvorhaben und Forschungsschwerpunkte nach § 70 Abs. 4 HG NRW,
  • Qualitätssicherung und Evaluation nach § 7 HG NRW.

 

Empfänger

Datenübermittlungen im Rahmen der Systemstruktur

Die Personendaten werden aus TH Köln internen Systemen an das FIS weitergeleitet. Im FIS haben Angehörige der TH Köln nach einem ausgearbeiteten Rollen- und Rechtekonzept eingeschränkte Einsicht in personenbezogene Daten und nur dann, wenn dies zwingend erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten, die von der TH Köln im Forschungsinformationssystem vorgehalten werden, werden bei Ihrer Einwilligung im Forschungsportal der TH Köln im Internet weltweit veröffentlicht. 

Um das FIS und das Forschungsportal an der TH Köln bereitstellen zu können, arbeiten wir mit CRIS.NRW zusammen. CRIS.NRW ist der Universität Münster zugeordnet. Die THK hat die notwendigen vertraglichen Rahmenbedingungen mit CRIS.NRW abgeschlossen. Die technischen Dienstleitungen, die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich sind, werden von CRIS.NRW auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO erbracht.

CRIS.NRW hat angemessene technische und organisatorisch Maßnahmen für die Sicherung der Datenverarbeitung eingerichtet. Die technischen Details der Verarbeitung (z.B. Speicherung der Browserdaten, Einsatz von Diensten zur Webanalyse, Umgang mit Cookies) entnehmen Sie der Datenschutzerklärung der CRIS.NRW bzw. der Universität Münster: https://www.uni-muenster.de/de/datenschutzerklaerung.html
 

Die TH Köln hat neben den bestehenden Maßnahmen zur Daten- und Informationssicherheit durch CRIS.NRW die folgenden spezifischen technischen und organsatorischen Maßnahmen eingerichtet:

  • Zugang zum FIS erfolgt ausschließlich über die CampusID,
  • eingeschränkte Einsicht in personenbezogene Daten durchein ausgearbeitetes Rollen- und Rechtekonzept, Einsicht nur dann, wenn dies zwingend erforderlich ist. Es stellt sicher, das Forscher*innen nur ihre eigenen Daten sehen und bearbeiten können.
  • Etablierung von regelmäßigen Monitoring Prozessen im Referat für Forschung und Wissenstransfer, so dass sich stets nur diejenigen Personaldaten aus dem nichtwissenschaftlichen Bereich im FIS befinden, die für den Betrieb des FIS (v.a. Adminrollen) erforderlich sind. 
  • Es gelten die Datenschutzhinweise der TH Köln https://www.th-koeln.de/hochschule/datenschutzhinweis_8279.php

 

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, siehe auch der Datenschutzhinweis der TH Köln

das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO),
das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO,
das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO.

 

Betroffenenrechte aus das FIS bezogen

Auskunft

Bitte wenden Sie sich für Auskünfte zum Verarbeitungsvorgang an fis@th-koeln.de,  Tel.: 0221-8275 3788, https://intern.th-koeln.de/ueberblick/forschungsinformationssystem-fis_4950.php 

Berichtigung oder Vervollständigung

Bitte wenden Sie sich an fis@th-koeln.de,  Tel.: 0221-8275 3788, https://intern.th-koeln.de/ueberblick/forschungsinformationssystem-fis_4950.php 

Löschung von personenbezogenen Daten 

Ein Löschung von personenbezogenen Daten aus dem FIS ist nicht ohne weiteres möglich, da HIS-RES sich aus hochschulinternen Datenquellen, wie z.B. dem SAP bedient. Betroffene können selbst steuern, welche Daten sichtbar sind. 

Für weitere Löschfristen gilt die Aufbewahrungsrichtlinie der TH Köln.

Widerruf der Einwilligung

Im Forschungsportal wird nach der Einwilligung ein Teil der Daten veröffentlicht, die in der FIS abgespeichert sind. Über Sichtbarkeitseinstellungen an einzelnen Forschungsdaten im FIS, können individuelle Forschungsdaten aus dem Forschungsportal entfernt werden. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr öffentlich angezeigt. Davon ausgenommen sind Angaben der Autor*innenschaft in der Hochschulbibliographie. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung wird bis zum Widerruf nicht berührt. 

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf

Telefon:0211/38424-0

Fax:0211/38424-10

E-Mail:poststelle@ldi.nrw.de